İSG Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İSG Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İş sağlığı ve güvenliği uygulamalarının düzenli yürütülebilmesi için işletmelerde belirli dokümanların eksiksiz hazırlanması ve güncel şekilde saklanması gerekir. Bu dokümanların bir araya getirildiği düzenli arşiv ise İSG dosyası olarak adlandırılır. İSG dosyası, yalnızca denetimlerde ibraz edilmesi gereken bir evrak klasörü değil; işletmenin iş sağlığı ve güvenliği süreçlerini sistemli şekilde yönettiğinin göstergesidir.

Birçok işletme İSG dosyasını yalnızca denetim dönemlerinde hazırlamaya çalışır. Oysa doğru yöntem, dosyanın işletme faaliyete başladığı andan itibaren oluşturulması ve düzenli olarak güncellenmesidir.

İSG Dosyası Nedir?

İSG dosyası; işverenin iş sağlığı ve güvenliği kapsamında hazırlamak, uygulamak ve saklamakla yükümlü olduğu belge ve kayıtların tamamını kapsayan doküman arşividir.

Denetimlerde iş müfettişleri yalnızca dosyanın varlığına değil, belgelerin güncel olup olmadığına ve uygulamaların bu belgelerle uyumlu yürütülüp yürütülmediğine de dikkat eder.

İSG Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalıdır?

İşyerinin faaliyet alanına ve tehlike sınıfına göre değişiklik gösterebilmekle birlikte, İSG dosyasında genellikle aşağıdaki belgeler yer almalıdır:

• Risk değerlendirmesi
• Acil durum planı
• Çalışanların İSG eğitim kayıtları
• İşe giriş ve periyodik sağlık raporları
• İş güvenliği uzmanı görevlendirme belgeleri
• İşyeri hekimi görevlendirme belgeleri
• Periyodik kontrol raporları
• Yangın ekipmanı kontrol kayıtları
• KKD (Kişisel Koruyucu Donanım) zimmet tutanakları
• İş kazası kayıtları ve bildirimleri
• Tatbikat kayıtları
• Kurul kararları (zorunlu olan işyerlerinde)
• Yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporları

İşletmenin faaliyet konusu değiştikçe dosyaya eklenmesi gereken belgeler de farklılık gösterebilir.

Risk Değerlendirmesi Güncel Olmalıdır

İSG dosyasında bulunan en önemli belgelerden biri risk değerlendirmesidir.

Hazırlanan risk analizi;

• İşyerindeki mevcut faaliyetleri yansıtmalı,
• Yeni makine veya ekipman değişikliklerini içermeli,
• Belirlenen sürelerde güncellenmelidir.

Eski tarihli veya işyerini yansıtmayan risk analizleri denetimlerde uygunsuzluk olarak değerlendirilebilir.

Eğitim Belgeleri Düzenli Saklanmalıdır

Çalışanlara verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin kayıt altına alınması zorunludur.

Dosyada;

• Eğitim katılım formları,
• Eğitim içerikleri,
• Eğitim tarihleri,
• Katılımcı imzaları

eksiksiz şekilde bulunmalıdır.

Yeni işe başlayan çalışanların işe başlamadan önce aldıkları İSG eğitimleri de bu dosyada yer almalıdır.

Periyodik Kontrol Raporları Unutulmamalıdır

İş ekipmanlarının güvenli şekilde kullanılabilmesi için yapılan periyodik kontroller de İSG dosyasının önemli parçalarındandır.

Özellikle;

• Forkliftler,
• Kompresörler,
• Basınçlı kaplar,
• Kaldırma ekipmanları,
• Topraklama tesisatı,
• Elektrik tesisatı,
• Yangın söndürme sistemleri

ile ilgili raporlar güncel olarak dosyada saklanmalıdır.

İş Kazası Belgeleri Dosyalanmalıdır

İş kazası meydana geldiğinde;

• İş kazası tutanağı,
• SGK bildirimleri,
• İnceleme raporları,
• Düzeltici faaliyet kayıtları

İSG dosyasına eklenmelidir.

Bu belgeler hem denetimler hem de olası hukuki süreçler açısından büyük önem taşır.

İSG Dosyası Düzenli Güncellenmelidir

En sık yapılan hatalardan biri, İSG dosyasını hazırlayıp uzun süre hiç güncellememektir.

Aşağıdaki durumlarda dosya mutlaka gözden geçirilmelidir:

• Yeni çalışan işe alınması
• Yeni makine veya ekipman kullanılması
• İş kazası yaşanması
• Risk analizinin yenilenmesi
• Eğitim verilmesi
• Periyodik kontrol yapılması
• Mevzuat değişiklikleri

İSG dosyası yaşayan bir sistemdir ve işletmedeki değişikliklerle birlikte sürekli güncel tutulmalıdır.

İSG Dosyası Denetimlerde Neden Önemlidir?

İş sağlığı ve güvenliği denetimlerinde ilk incelenen konulardan biri İSG dosyasıdır.

Eksik veya güncel olmayan belgeler;

• İdari para cezalarına,
• Denetimlerde uygunsuzluk tespitine,
• İş kazalarında hukuki sorumluluğun artmasına

neden olabilir.

Bu nedenle dosyanın yalnızca eksiksiz değil, aynı zamanda güncel olması da büyük önem taşır.

Sonuç

İSG dosyası, işletmenin iş sağlığı ve güvenliği çalışmalarını kayıt altına alan en önemli dokümanlardan biridir. Risk değerlendirmesinden eğitim kayıtlarına, periyodik kontrol raporlarından iş kazası belgelerine kadar tüm dokümanların düzenli şekilde hazırlanması ve güncel tutulması gerekir.

Mevzuata uygun hazırlanmış bir İSG dosyası yalnızca denetimlerde kolaylık sağlamakla kalmaz, iş güvenliği süreçlerinin etkin şekilde yönetilmesine ve iş kazalarının önlenmesine de önemli katkı sunar.